Organização de eventos

 Definição de Eventos

É um conjunto de atividade profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público alvo, através do lançamento de produtos, da apresentação de uma empresa, pessoa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem.
A área de eventos é muito ampla, e a cada dia vem demonstrando um crescimento cada vez maior, abrindo espaço para os organizadores e serviços ligados a este segmento. O profissional de eventos poderá atuar em: empresas, agências organizadoras de eventos, centro de convenções e feiras, hotéis, agências de promoção e marketing, empresas culturais e esportivas.
Classificação de Eventos
Em relação ao público:
Eventos Fechados – realizado para público claramente definido, pela identidade e interesse pelo assunto. Ex:. Semana de Turismo.

Eventos Aberto por Adesão – São propostos e sujeitos a um público que pode aderir ou não ao evento. Ex. Simpósio de Medicina, Exposição Agropecuária.

Eventos Aberto em Geral – Aquele que atinge todas as classes. Ex.: UD, Fenasoft.
Em relação à área de interesse:
    Artístico – ligado a quaisquer das áreas artísticas como musicais, shows, exposições de pintura, lançamentos de livros, concursos de dança, espetáculos teatrais;
    Científicos – relacionados aos assuntos de ordem científica, normalmente acadêmica.
    Cívico – comemorações ligadas à pátria;
    Cultural – trabalha os diferentes aspectos da cultura, em caráter promocional ou institucional;
    Esportivo – eventos envolvendo esportes em geral;
    Folclórico – apresenta os hábitos, costumes, lendas e tradições de um determinado país ou região.
    Institucional – não tem objetivo de venda, busca sim, criar ou firmar um conceito acerca de um produto ou empresa.
    Lazer – estes eventos buscam propiciar diversão e entretenimento aos participantes.
    Político – temas ligados a partidos políticos ou a política como um todo;
    Promocional – trata da promoção de imagem ou de venda de um produto, entidade ou pessoa;
    Religioso – relacionada a qualquer religião, independente de qual seja o credo;
    Social – objetiva somente o encontro e a confraternização entre participantes.
    Turístico – ligado aos aspectos turísticos de um determinado país ou região, com a realização de viagens ou não.

ETAPAS DO PLANEJAMENTO
As etapas do processo de planejamento são:
1. PRÉ-EVENTO
É a etapa inicial onde são definidas todas as atividades a serem desenvolvidas. Identificação de locais e formalização de reservas dos locais para os eventos;
Detalhamento do projeto;
Definição de responsabilidades;
Planejamento de definição de todas as necessidades iniciais (pessoal, material, equipamentos ou serviços especializados);
Serviços a serem contratados;
Preparação de mailing e envio de correspondências;
Orçamento básico;
Estabelecer estratégias de Marketing, venda e comunicação;
Cronograma básico;
Confecção de impressos;
Materiais para os participantes;
Montagens e instalações;
Equipamentos;
Serviços de sinalização;
Decoração;
Sala de imprensa;
Serviço de vigilância e segurança;
Turismo transporte e estadas;
Serviços de apoio logístico;
Pessoal para coordenação operacional;
Programação social;
Serviços de tradução simultânea;
Expositores, estandes;
Pessoal;
2. TRANS EVENTO
É o transcorrer da atividade, é a aplicação das determinações previstas no Pré Evento, onde todos os itens dos eventos são acompanhados através da aplicação do check list por área. É a etapa decisiva do evento, onde está inserida a coordenação executiva, o controle financeiro, técnica administrativa e social do evento.
Secretária do evento;
Serviços de recepção;
Sala VIP;
Sala de imprensa;
Instalações físicas no local;
Material de secretária;
Equipamentos audiovisuais;
Apoio logístico;
Aeroporto;
Hotel;
Social;
Transporte;
2. PÒS EVENTO
Após o acontecimento do evento vem à confrontação dos resultados obtidos com os esperados e desejados.
Fechamento das atividades;
Avaliação técnica, administrativa e dos participantes;
Prestação de contas;
Elaboração de relatórios
Correspondências (agradecimentos);
Identificação de aspectos negativos e positivos,
Port-folium.



Autores: Amanda Alves, Chayane Gomes, Cristiane Silva, Débora Cristina, Leiras Benjamin, Jéssica Fernanda, Rayresson Rocha e Tainanda Soares.